YSOFT SAFEQ

Ecco la suite di soluzioni modulari di livello internazionale per la gestione dei processi di stampa aziendali che consente alle organizzazioni di controllare l’ambiente di stampa, ridurre i costi, migliorare la sicurezza e la conformità dei documenti, migliorare la produttività e ridurre al minimo l’impatto ambientale dei processi di stampa.

PERCHÈ SCEGLIERE YSOFT® SAFEQ®: I BENEFICI

Riduce significativamente i costi:
Ottimizza il tuo ambiente di stampa e crea criteri di stampa che riducano i costi. Le aziende che hanno adottato questa soluzione hanno ottenuto importanti saving sui volumi di stampa generati nell’ordine del 15-30%!
 
Effettua una verifica di stampa basata sui fatti:
Traccia e analizza per utente, dipartimenti o posizioni e verifica le falle della sicurezza per comprendere le tendenze generali di utilizzo.
 
Aumenta la sicurezza dei documenti:
Implementa un’ autenticazione per stampare, eliminando i documenti sensibili nel vassoio di uscita. Soluzioni di questo tipo diventano fondamentali per adeguarsi al GDPR ed essere sicuri di evitare che persone non autorizzate entrino in contatto con dati sensibili che non le riguardano.
 
Stampa da qualsiasi dispositivo:
Stampa senza driver di stampa o assistenza IT da qualsiasi dispositivo di stampa nell’ambiente aziendale.

OBIETTIVI CHIAVE DI RISOLUZIONE

Costi di stampa sconosciuti:
La mancanza di un monitoraggio completo e di un sistema di creazione report centralizzato rende difficile ottimizzare l’ambiente di stampa e identificare le aree in cui si verificano gli sprechi.
 
Flussi di lavoro non efficienti e produttività ridotta:
Gli utenti devono eseguire attività extra che determinano la perdita di tempo e influiscono negativamente sulla produttività. Non solo, il fatto che gli utenti non possano eseguire le stampe nel dispositivo più comodo dell’organizzazione oppure inviare processi di stampa in remoto o quando sono in viaggio, contribuisce a ridurre la produttività.
 
Costi non recuperati:
L’allocazione incompleta dei processi di stampa ai clienti e ai reparti determina la presenza di costi fatturabili che non vengono recuperati.
 
Rischi per la sicurezza:
I dati riservati possono risultare accessibili per le persone non autorizzate. Ciò determina violazioni dei criteri di conformità.
 
Danni ambientali:
La carta, i generi di consumo e l’energia sprecata determinano costi inutili e compromettono le responsabilità sociali dell’organizzazione nei confronti dell’ambiente.
 
Amministrazione dispendiosa in termini di tempo:
La distribuzione e la gestione dei vari aspetti legati all’ambiente di stampa, inclusi i diritti e i ruoli di accesso utente, risultano difficili, inefficienti e dispendiose in termini di tempo.

FUNZIONI PRINCIPALI DI YSOFT® SAFEQ®

Indipendentemente dal settore a cui la vostra azienda appartiene (grandi banche, compagnie di assicurazioni, università, piccole aziende indipendenti oppure organizzazioni senza scopo di lucro o governative), YSoft SafeQ è in grado di offrire l’accesso e il controllo completo dell’ambiente di stampa in base alla politica aziendale. I vostri uffici amministrativi potranno così operare in modo più rapido ed efficiente. Ecco le funzioni principali:
 
  • Print Roaming: consente di semplificare i processi di stampa in qualsiasi momento ovunque ci si trovi. Potrete accedere in modo sicuro e protetto ai vostri processi di stampa indipendentemente dall’edificio, dal campus, dalla città o dal continente in cui vi state recando.
  • Stampa basata su regole: consente di impostare i criteri di stampa dell’organizzazione in base all’accessibilità degli utenti e alla politica aziendale relativa alla stampa.
  • Autenticazione: consente di promuovere l’accesso sicuro alle stampanti e alle fotocopiatrici. Solo gli utenti che eseguono l’autenticazione potranno accedere a tali dispositivi.
  • Creazione di report: consente di generare report consolidati e dettagliati in base agli utenti, ai reparti e/o ai dispositivi per determinare l’allocazione dei costi, i consumi, l’utilizzo e l’efficienza dell’ambiente di stampa. Report predefiniti o personalizzati risultano facilmente accessibili e visualizzabili tramite il Web o un foglio di Microsoft Excel.
  • Stampa da dispositivi mobili: consente di stampare in modo semplice e protetto tramite Web da qualsiasi dispositivo (smartphone/iPad/laptop) senza installare software aggiuntivo e driver di stampa.
  • Gestione delle scansioni: tramite un semplice clic, consente di eseguire e inviare una scansione a una cartella predefinita o un indirizzo e-mail. I flussi di lavoro di scansione possono essere personalizzati e integrati in modo semplice con i processi aziendali esistenti.
  • Credito e fatturazione: è un servizio self-service utilizzato nei centri didattici e nelle copisterie che consente di pagare in base alla singola stampa (pay per print). Questa funzionalità consente di allocare i costi a clienti o progetti specifici per il monitoraggio e l’addebito.
  • Servizi professionali: assicurano la progettazione, la consegna e l’utilizzo ottimali della suite di soluzioni YSoft SafeQ tramite il sistema standardizzato GOE (Global Operational Excellence).
  • Abbonamenti software: consentono di accedere alla soluzione YSoft SafeQ con un investimento iniziale minimo pagando solo per il numero di dispositivi che vengono effettivamente utilizzati.
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Importanti multinazionali si sono rivolte a noi per affidarci la gestione dell’intero loro parco di dispositivi di stampa e multifunzione e grazie ai nostri servizi MPS ed all’implementazione di software di print management hanno ridotto i loro volumi di stampa di almeno il 30% aumentando anche la sicurezza e rendendosi conformi al GDPR.

Al giorno d’oggi l’aspetto chiave dei progetti di revisione dei parchi di periferiche di stampa, per ottenere un saving di costi, è ridurre i volumi di stampa. Grazie alla nostra esperienza ed alle numerose importanti referenze siamo in grado di guidare i nostri clienti nell’adozione e implementazione dei servizi di stampa MPS e di software di Print Management.

Infatti grazie all’adozione di politiche di stampa efficienti, all’umettata consapevolezza degli utenti e al continuo monitoraggio si riescono a raggiungere obiettivi ambiziosi di riduzione dei costi  molto velocemente.

Al contempo l’azienda gode anche dei benefici in termini di sicurezza informatica e rispetto delle normative nonché di miglioramento delle prestazioni ambientali riducendo la loro impronta ambientale.

Le principali cartiere italiane hanno scelto Punto Doc non solo per la fornitura delle periferiche nei loro uffici, ma anche per applicazioni chiave: come, ad esempio, la stampa delle etichette che vengono applicate sulle bobine appena prodotte, poste direttamente sulla linea di produzione dai robot.

Grazie all’ampia scelta disponibile nella gamma di Stampanti a Colori di Produzione Xerox ed ai software di gestione e impaginazione dei dati variabili forniti da Punto Doc, queste azienda hanno trovato una soluzione automatica per la creazione, la stampa e l’applicazione delle etichette a colori direttamente sulla linea di produzione.

Elemento chiave della soluzione, oltre all’automazione, è l’affidabilità e la longevità di questi prodotti che riescono a soddisfare carichi di lavoro molto impegnativi, su supporti altrettanto difficoltosi, per tempi molto prolungati (24/7).

Grazie ai servizi Intelligence Workplaceun’importante azienda che si occupa di logistica per le principali aziende italiane del settore Food&Baverage è riuscita a gestire in modo omogeneo e con il minimo coinvolgimento del suo personale, più di 200 dispostitivi di stampa sparsi per tutto il territorio nazionale.

Grazie ai numerosi automatismi, gli utenti non si devono preoccupare di ordinare i materiali di consumo, che risultano già disponibili on-site quando è necessario e ad aprire le chiamate di assistenza tecnica. Tutto è controllabile e gestibile centralmente e/o in mobilità, sfruttando uno dei 7 comodi metodi di contatto che mettiamo a disposizione del cliente.

Dall’intuitiva Dashboard è inoltre possibile monitorare tutto il parco dei dispositivi avendolo sotto controllo in un’unica pratica schermata. Grazie ai nuovi servizi remoti è inoltre possibile effettuare una videochiamata direttamente al tecnico per risolvere velocemente le più comuni problematiche che possono verificarsi.

L’uniformità dei costi e dei livelli di servizio offerti, oltre ai più alti standard di sicurezza, completano il successo del progetto.

Il cliente non solo ha ottenuto un’alta efficienza dei costi, ma anche molti vantaggi operativi derivanti dal non dovere occupare personale o amministratori di sistema per la complessa gestione di un parco così distribuito ed eterogeneo.

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