DocuShare Flex

Trasforma il tuo ufficio con DocuShare Flex e migliora i flussi di lavoro semplificando l’acquisizione, gestione e condivisione dei documenti. 

Cosa puoi fare con DocuShare Flex?

AUTOMATIZZARE I PROCESSI

Gli strumenti per il flusso di lavoro di DocuShare Flex ti consentono di creare soluzioni per l’automazione altamente personalizzate. Come ad esempio, Webforms che aiuta a diventare paperless, grazie a moduli online intuitivi, i quali consentono di acquisire dati al volo e lanciare automaticamente le approvazioni. Inoltre, la reportistica consente di monitorare e analizzare i risultati.

ADATTARE

Le soluzioni di Docushare Flex sono progettate per adattarsi a processi specifici e soddisfare i requisiti del tuo reparto o della tua PMI. Ad esempio, Accounts Payable Automation acquisisce le fatture da più fonti (e-mail, fax, MFP, scanner di produzione) e automatizza approvazioni e pagamenti in base ai bisogni della tua azienda o del tuo reparto.

DIGITALIZZARE I PROCESSI

Aggiungi velocemente soluzioni cloud appositamente progettate, come Policy Manager per DocuShare Flex, per automatizzare la revisione puntuale delle policy aziendali, affinché sia sempre disponibile la versione corretta di una linea guida o policy aziendale d’importanza critica, al fine della conformità. Oppure, la soluzione Contract Management for DocuShare Flex aiuta a sfruttare il cloud per digitalizzare tutti i processi riguardanti i contratti, dalla creazione, collaborazione, negoziazione tra parti interne ed esterne, fino all’approvazione, firma digitale, richiamo rapido e al processo di rinnovo automatico.
In aggiunta, gli strumenti Accounts Payable Automation riducono i tempi, il lavoro e i costi dell’elaborazione delle fatture.

COLLABORARE CON DOCUSHARE FLEX

Il software DocuShare Flex rende efficiente e intuitiva la collaborazione e il lavoro di squadra. Infatti potrai annotare le immagini per condividere le informazioni e allegare i contenuti nelle e-mail in più modalità, ad esempio come allegati, file ZIP o URL oppure all’interno di un flusso di lavoro. Infine, creare cartelle di team per migliorare le notifiche e la collaborazione tramite e-mail.

ACQUISIRE

Con DocuShare Flex, l’acquisizione dei documenti è più facile. Puoi scansire, classificare e convalidare ordini di vendita, fatture, contratti ecc. utilizzando un dispositivo mobile, un PC o direttamente una stampante multifunzione Xerox, così come qualsiasi scanner con conformità TWAIN. Sfrutta la lettura OCR automatica in cloud in tutte le lingue, fogli separatori con codice a barre, funzionalità di visualizzazione e indicizzazione integrate, integrazione del database e drag-and-drop multi-file per digitalizzare, ordinare e archiviare velocemente e facilmente i documenti.

GESTIRE CON DOCUSHARE FLEX

Organizzare dati e documenti sarà più facile: crea fasi di flusso di lavoro e tipi di documenti personalizzati, invia i documenti acquisiti a flussi di lavoro per la convalida e l’approvazione, definisci regole aziendali per automatizzare e migliorare processi quali la gestione dei contratti e le assunzioni e assegna attività e gestisci i carichi di lavoro dei dipendenti.

INTEGRARE CON DOCUSHARE FLEX

Molte aziende dispongono di informazioni all’interno di silos come il CRM, applicazioni ERP e finanziarie che contengono dati aziendali d’importanza chiave ma non facilmente “sincronizzate”. Connectors for DocuShare Flex è una piattaforma per l’integrazione con le applicazioni settoriali attraverso una semplice implementazione senza alcun codice.
Questo scambio bidirezionale di dati si traduce in processi efficienti e in risultati aziendali più veloci.

Una piattaforma ricca di funzionalità

 
  • Facile da usarel’implementazione di DocuShare Flex richiede pochi giorni anziché mesi, senza alcuna necessità di formazione o supporto IT grazie all’impostazione e alla configurazione sempliceMa ancora più importante, la piattaforma cloud SaaS e l’interfaccia intuitiva sono facili da utilizzare. Inoltre, potrai accedere ai contenuti in ogni momento e da qualunque luogo e sfruttare il motore di ricerca full-text in pochi secondi per trovare qualsiasi documento.
  • Mobile: gli ambienti di lavoro moderni sono mobili e consentono di portare il lavoro con sé. L’app DocuShare Flex (disponibile sia per iOS che per Android) ti consente di eseguire il login, cercare e visualizzare documenti, scaricarli, caricarli e condividerli, acquisirli da dispositivi mobili e svolgere facilmente attività quali l’approvazione dei documenti. Grazie a questa app, le attività aziendali d’importanza critica possono procedere ovunque ti trovi.
  • Sicura: Xerox applica le migliori opzioni del settore in termini di sicurezza cloud, inclusi autenticazione crittografata degli utenti, backup programmati, storage off-site e replica dei siti. Gli amministratori possono controllare diritti e permessi ad esempio: chi può accedere, scrivere e visualizzare i documenti, abilitare l’archiviazione automatica, la revisione e la distruzione dei dati e chi può usufruire della reportistica e degli audit trail della sicurezza.
  • Scalabile: DocuShare Flex cresce insieme alla tua azienda, adattandosi ai cambiamenti nel numero di utenti, spazio di storage e requisiti dei processi. In più è possibile scegliere una licenza opzionale per utenti temporanei, utile se la tua azienda ha un numero limitato di utenti che accedono a Flex regolarmente. 

QUALCOSA IN PIÙ SULLE SOLUZIONE DI DOCUSHARE FLEX

Accounts Payable Automation

Per ridurre il tempo, la manodopera e i costi di elaborazione delle fatture, la contabilità fornitori per DocuShare Flex è un toolkit completo per semplificare l’elaborazione delle fatture e l’autorizzazione al pagamento. Questo consente che i tempi di consegna da giorni o settimane si riducano a pochi minuti.
La soluzione fornisce:
 

  • Acquisizione di fatture cartacee ed elettroniche (con Xerox e strumenti di terze parti) 
  • Conversione OCR, estrazione di testo 
  • Riempimento automatico dei metadati dai database 
  • Flussi di lavoro di approvazione multilivello 
  • Integrazione ERP 
  • Report di facile progettazione e dashboard dinamici 
  • Corrispondenza a 3 vie e convalida web 
  • Orari delle festività 
  • Corrispondenza del documento correlato 
  • Modelli di flusso di lavoro AP con ruoli configurabili, livelli di approvazione, delegazioni e interfacce. 

Policy Manager

Questa è una soluzione cloud appositamente creata per supportare la conformità e la coerenza nelle operazioni quotidiane e ti consentirà la gestione digitale delle politiche che aiutano a guidare la tua azienda.
Consente alla tua organizzazione di:
 

  • Creare, aggiornare, rivedere, approvare e riconoscere le politiche in un’unica posizione 
  • Automatizzare la revisione dei criteri, quindi la versione giusta è sempre disponibile 
  • Anticipare e restare aggiornato sugli aggiornamenti con flussi di lavoro e avvisi automatici 
  • Personalizzare l’accesso alle politiche per ruolo 
  • Abilitare il comitato di revisione e il comitato di approvazione online per le politiche 
  • Monitorare report e analisi in tempo reale dal visualizzatore del dashboard 
  • Organizzare e archiviare le politiche organizzative in un repository sicuro e centralizzato 
  • Recuperare rapidamente le politiche nel momento in cui sono necessarie con una potente ricerca 
  • Accedere ai criteri ovunque ti trovi dal tuo smartphone o tablet 

Contract Management

Viene utilizzata per semplificare la gestione dei contratticentralizzando tutti i contratti dell’azienda, dei fornitori e dei clienti, così da avere un rapido recupero e una migliore conformità, per avere una collaborazione in linea sicura e per automatizzare i processi, al fine di approvarli con maggiore efficienza. In sintesi potrai richiedere, redigere, rivedere, negoziare, approvare, archiviare, rinnovare e ritirare i contratti in un’unica posizione. 
Inoltre sarai in grado di: 

  • Collaborare alle revisioni dei contratti con gli strumenti di markup nel Document Viewer 
  • Tracciare e gestire i contratti in ogni fase del ciclo di vita. 
  • Accelerare le approvazioni con il routing automatizzato verso le parti necessarie. 
  • Firmare rapidamente con una firma digitale. 
  • Cercare e accedere facilmente ai contratti utilizzando metadati e parole chiave. 
  • Ricevere avvisi automatici e convenienti per i prossimi rinnovi del contratto. 
  • Dare un accesso limitato alle parti esterne invitate a collaborare ai contratti, indipendentemente dal fatto che si trovino al di fuori del tuo team o dell’organizzazione. 
  • Effettuare la scansione dei contratti sulla soluzione utilizzando il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per renderli ricercabili. 

DocuShare Flex per mobile

Oggi più che mai lavori da un dispositivo mobile, non solo in ufficio ma ovunque. L’app Xerox DocuShare Flex è un’app iOS per la connessione a DocuShare Flex, grazie alla quale è possibile lavorare con i contenuti aziendali dove e quando vuoi. Ad esempio, è possibile visitare un cliente e firmare un contratto di vendita in loco e successivamente acquisire e inoltrare il documento firmato a Finance per l’approvazione, direttamente sul posto.
Usa l’app per:
 

  • Ricercare documenti 
  • Caricare versioni 
  • Scrivere e-mail, messaggi e stampare documenti 
  • Modificare proprietà 
  • Scaricare per lavoro offline 
  • Eseguire acquisizione mobile 
  • Instradare per l’approvazione 

Guarda il video!